Kai praėjusio amžiaus 60-ųjų pradžioje buvo sukurta pirmoji IBM operacinė sistema, vartotojus nustebino kompiuterio sugebėjimas vienu metu atlikti kelias funkcijas. Tai reiškia, kad procesorius lengvai persijungė iš vienos užduoties į kitą, palaipsniui juos visus pasiekdamas savo loginę išvadą. Sužavėti šio efekto, jie bandė perkelti daugelį užduočių į žmogaus veiklos sferą. Tada atrodė, kad galimybė atlikti kelias užduotis vienu metu yra labai naudingas įgūdis, kurį įvaldę galite padauginti darbo efektyvumą, tuo pačiu sutaupydami daug laiko. Ar tikrai? Išsiaiškinkime.

Kas yra daugiafunkcinis darbas?

Pradėkime nuo apibrėžimo. Daugiafunkcinė užduotis - tai galimybė, sugebėjimas, įgūdžiai atlikti kelis procesus vienu metu, pereinant nuo vienos užduoties prie kitos. Iš pradžių šis terminas buvo vartojamas vien programavimo aplinkoje, tačiau palaipsniui perėjo į gamybą ir į žmogaus veiklos sferą.

Greičiausiai ne kartą esate girdėję apie nepaprastus Cezario sugebėjimus vienu metu atlikti du ar daugiau dalykų. Įkvėptas tokio „žygdarbio“, jūs „pastūmėjote“ savo uolumą darydamas vieną dalyką prie tolimos lentynos ir bandėte pereiti nuo vienos užduoties prie kitos, paskui prie trečios ir t. Tik truputį ir koks rezultatas?

Išvažiavus gavai kelias pradėtas užduotis ir ne vieną įvykdytą. Be to, jūs esate visiškai sutrikęs, kurią užduotį atlikti pirmiausia, o kurią atidėti paskutinei. Ir, svarbiausia, jūs sugaišote savo smegenų laiką ir išteklius. Motyvacija yra ties nuliu, nebaigtų užduočių krūva išaugo į dangų. Dėl to neigiamas efektyvumas ir stresinė situacija. Atvyko.

Gebėjimas atlikti daug užduočių nėra toks naudingas ir vertingas įgūdis, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Tyrimai rodo, kad daugiafunkcinis darbas kenkia žmogaus darbingumui. Laimei, mes nesame robotai, todėl mūsų produktyvumas daugiausia priklauso nuo sugebėjimo susikoncentruoti ties viena užduotimi. Mes vykdome reikalų grandinę nuosekliai, užbaigdami vieną ir pereidami prie kito. Kai tikslai pasiekiami, auga motyvacija ir noras pasiekti didelę sėkmę, sutaupoma laiko. Atrodytų, kad kovojant su dviem dalimis vienu metu, užduočių atlikimo laikas turėtų būti sumažintas perpus. Tačiau iš tikrųjų tai pareikalaus dvigubai daugiau pastangų ir sumažės sėkmingo užbaigimo tikimybė.

Pavyzdžiui, ant stalo reikia sutvarkyti 10 lėkščių, palaistyti gėles ant palangės 10 vazų ir išsiųsti 10 kvietimų SMS. Pabandykime įjungti daugiafunkcinį režimą - tai reiškia, kad viską darome vienu metu, šokinėdami nuo vienos užduoties prie kitos. Mes įdėjome 3 plokštes, nubėgome laistyti 3 gėlių vazos ir tada arba vienu metu su laistymu išsiuntėme 3 SMS. Grįžome prie plokščių, paskui vazos ir vėl pranešimai. Ir taip ratu. Paprastos užduotys, tačiau jas atlikus vienu metu, jūs labiau pavargsite ir praleisite daugiau laiko. Tuo pačiu metu, viso veiksmo viduryje, šalutiniai poveikiai daugiafunkcinis darbas: užuot siųsdami SMS, kažkodėl pilate vandenį į telefoną arba dedate lėkštę ant palangės, o ne ant stalo.

Dabar atlikite tas pačias paprastas užduotis iš eilės: pirmiausia plokštes, po to laistykite ir galiausiai siųskite žinutes. Nustebsite - ir viskas vyksta greičiau, ir smegenys yra sveikos!

Pasunkinkime krūvį, tiksliau - priartinkime jį prie tikrovės. Pavyzdžiui, jūs rašote pranešimą ar pristatymą ir tuo pačiu metu tikrinate naujus pranešimus klasės drauguose ar VK, atsakote į SMS žinutes ar kolegų pagalbos prašymus „skubiu“ klausimu. 99% atvejų dirbdami tokiu daugiafunkciniu režimu pastebėsite, kad laikas nuskriejo nežinoma linkme, dingo darbinė dvasia ir atlikta tik 10-15% pagrindinio darbo. Šokiruojanti išvada: kuo labiau esi išsiblaškęs, tuo sunkiau sutelkti dėmesį į darbą. Programėlės, socialinės žiniasklaidos paskyros, el. Laiškai ir dar daugiau yra laiko ir pastangų švaistymas, kurį galite naudingai išleisti naudingam tikslui.

Mes labai perdedame komunikacijos svarbą - ši idėja mūsų laikais atrodo tokia pasenusi. Bet jei planuojate atlikti užduotį kuo efektyviau ir greičiau, išjunkite visus dirgiklius. Tai padės sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį.

Kaip dirbti šiuo režimu?

Daugiafunkcinis darbo režimas darbe yra šių savybių derinys: analitinis mąstymas, sistemų požiūris, aukšta organizacija. Reikalavimai nėra patys paprasčiausi, tačiau norint juos išplėtoti, rekomenduojame laikytis šių rekomendacijų:

• Planuokite verslą dienai, savaitei, mėnesiui į priekį. Netgi gali būti naudinga 1-2 valandas skirti užduotis, kad jas atliktumėte aiškiai ir laiku. Tačiau nesudarykite nerealaus plano - tai vienas iš „keblių“ vilkinimo būdų. Darbų sąrašas turėtų motyvuoti žmones atlikti konkrečias užduotis, tarpiniai tikslai turėtų būti pasiekti per 1-2 kartojimus, o smegenys neturėtų būti perkrautos nereikalinga informacija. Kitas tikro plano privalumas yra tas, kad jums bus lengviau motyvuoti save atlikti paprastą užduotį.
• Paskirstykite užduotis pagal jų svarbą. Svarbiausius dalykus pradėkite ryte. Prisimenate principą „20 iš 80“? Pirmiausia darykite tai, kas jus priartina prie savo tikslo. Galvok kaip strategas. Naudokitės jau patikrintais Briano Tracy'o „ABVGD“, Dwighto D.Eisenhowerio „Matrix“ metodais ir, pavyzdžiui, skaitykite apie Bluma Zeigarnik efektą.
• Kilpinkite darbą. Ką reiškia daugiafunkcinis darbas „teisinga“ šio termino prasme? Tam tikru laikotarpiu galite atlikti kelis dalykus. Jei užmesi viską iš karto, nepasieksi to, ko nori. Be to, gaukite stresą ir depresiją. Norėdami efektyviai išspręsti, sutelkite dėmesį į kiekvieną užduotį. Pavyzdžiui, apsvarstykite paprastą Francesco Cirillo darbo su pomidorais metodą. Tai yra, jūs žinote, kad galite produktyviai dirbti užduotį 45 minutes, bet tada jums reikia 10-15 poilsio. Paimkite laikmatį ir nustatykite trijų ketvirčių valandos laikotarpį. Šiuo metu visiškai pasinerkite į bylos vykdymą. Išgirdę signalą, pailsėkite. Išgerkite kavos, pabendraukite socialiniuose tinkluose, patikrinkite savo el. Pašto adresą. Žodžiu, daryk tai, kas tau patinka. Pailsėję vėl paleiskite laikmatį ir atlikite darbą. Smegenų poilsis po koncentracijos režimo yra naudingas - tai padidina efektyvumą vėlesniais laikotarpiais.
• Nesiblaškykite, kol dirbate. Išjunkite visus trukdžius, sutelkdami dėmesį į užduotį - socialinę žiniasklaidą, telefono pranešimus ir el. Paštą. Visa tai yra laiko valgytojai. Skirkite tam tikras valandas, kad patikrintumėte el. Paštą, peržiūrėtumėte paskyras ir dar daugiau. Jums nereikia kas 10 minučių vartyti socialinių tinklų informacijos santraukų, ieškant naujų pranešimų.
• Veislė panašią veiklą ir projektus į skirtingu laiku... Mūsų smegenys mėgsta viską supaprastinti ir sukaupti daug tų pačių dalykų į vieną krūvą. Todėl, būdami sveiko proto ir šviesios atminties, elektrinį virdulį dedame ant dujinės viryklės, tepame ant odos dantų pasta vietoj grietinėlės ir daryti kitus kvailus dalykus. Pavyzdžiui, galite gana produktyviai derinti du dalykus: apsipirkti mega rinkoje ir verslo problemas spręsti telefonu. Šie veiksmai yra iš skirtingų sričių, todėl smegenys mato skirtumus ir nesudaro visko.
• Leiskite muziką, kol dirbate. Kaip bebūtų keista, garsai padeda geriau susikaupti ir suteikti energijos. Aišku, muzika turėtų būti temoje - ne įtempti, neblaškyti dėmesio sau.
• Įrašykite rezultatus. Tai yra perkelkite atliktas užduotis į aplanką „baigta“ - tai disciplinuoja smegenis. Galite pamatyti, ką nuveikėte per valandą, dieną, savaitę, mėnesį ir kiek liko iki finišo.
• Prijunkite „priminimus“. Programėlės gali būti jūsų asmeninio efektyvumo pagalbininkai. Suplanuokite, kiek laiko nustatysite tą ar kitą užduotį ir, svarbiausia, įvykdykite savo planą.
• Stenkitės veikti nuosekliai, tai yra, atlikite užduotis po vieną. Žinoma, reikia daryti du dalykus vienu metu, bet viskas gerai saikingai. Priartėkite prie savo psichinių išteklių švaistymo ekonominiu požiūriu: jei jums nereikia įtempti ir įjungti daugiafunkcio režimo, neturėtumėte to daryti.
• Atsipalaiduokite įvairiais būdais. Produktyvumas darbe yra tiesiogiai susijęs su poilsio kokybe. Galite „plušėti“ 12 valandų, grįžti namo ir išsekęs kristi ant lovos. O rytoj vėl į darbą. Šis režimas tinka robotams, tačiau žmogus pasižymi stipriu kūrybiškumu, o darbo našumas priklauso nuo to, kaip jis po to ilsisi. Pavyzdžiui, galite savaitgaliui pagulėti ant sofos, spoksoti į televizorių, nueiti į teatrą, muziejų ar eiti į iškylą su draugais.

Daugiafunkcinis darbas yra kaprizinga ir gana sudėtinga žmogaus psichikos savybė. Jei negalime jo sutramdyti norėdami jį panaudoti savo labui, tada jis mus pasodins ir išspaus visas sultis. Prisimink tai!

Už ir prieš

Apsvarstykite kelių užduočių pranašumus:

1. Tinkamai suplanavę, iš tikrųjų galite efektyviai atlikti kelias užduotis vienu metu. Tai yra, darydami dalykus, turite aiškiai suprasti, kokių rezultatų turėtumėte pasiekti.
2. Daugiafunkcinės užduotys padeda ugdyti protinį lankstumą ir gebėjimą išlaikyti kelias užduotis. Tai yra geras smegenų treneris.
3. Gebėjimas atlikti kelis dalykus vienu metu ir tai padaryti gerai padeda greitai reaguoti į nenugalimos jėgos aplinkybes, pagerina strateginį mąstymą ir situacijos matymą. Kai kuriose nišose išties naudinga iškart apimti kelias sritis vienu metu, išanalizuoti jų perspektyvas ir tik tada priimti sprendimus dėl kiekvienos iš jų.

Daugiafunkcinio darbo minusai:

1. Informacijos apdorojimas paviršiuje. Kai yra daug dalykų, smegenys slenka viršūnėmis, nesigilindamos į procesų esmę. Toks žmogus imasi bendro iš visų sričių, tačiau nėra profesionalas nė vienoje iš jų.
2. Klaidų tikimybė yra didelė. Nepakankamai sutelkiant dėmesį į užduotį arba perduodant duomenis iš vienos užduoties į kitą, visada padaromos klaidos. Daugelio mašinų operatoriaus dėmesys yra išsibarstęs, ir tai labai kenkia rezultatui.
3. Nuovargis didėja. Norint patraukti viską iškart reikia daug energijos - tiek fizinės, tiek psichinės. Žmogus greičiau pavargsta, o produktyvumas linkęs į nulį.
4. Auga nebaigtų darbų kalnai. Niekas nedraudžia pradėti vienu metu 10–20 atvejų, tačiau nereikėtų laukti, kol jie bus užbaigti taip pat greitai. Iš 10 pradėtų atvejų 1-2 užduotys atnešamos į finišą, tuo pačiu sutrukdant visus terminus ir išleidžiant daug kartų daugiau pastangų. O likusieji? Jie meluoja ir laukia savo likimo - metus, dešimtmečius.

Daugiafunkcinio darbo pasekmės gali būti itin nemalonios. Padidėja kognityvinis krūvis, tai yra, jūs turite išleisti daugiau psichinių išteklių informacijos srautui apdoroti. Produktyvumas mažėja, keleto darbo vietų vartotojai dažnai neteisingai vertina savo galimybes ir neįvertina išsiblaškymo galios. Sumažėja gebėjimas susitelkti į užduotį, aukštųjų technologijų, mokslinių tyrimų ir kitų sričių, turinčių sudėtingus darbo algoritmus, aplinkoje neįvertinamas daugiafunkcinis darbas.

Daugiafunkcinis darbas sukelia perdegimą. Žmonės, kurie praktikuoja šį požiūrį, sutrikdo natūralius motyvacijos ir atlygio mechanizmus, egzistuojančius mūsų smegenyse. Neurobiologija įrodė, kad tankio sumažėjimas pilkoji medžiaga priekinėje cingulinėje žievėje dėl streso prarandamas džiaugsmas dėl protinių pastangų.

Verslo derinimas gali būti pavojingas gyvybei ir sveikatai. Pavyzdžiui, jūs tuo pačiu metu vairuojate automobilį ir bandote derėtis su partneriu. Nelaimingo atsitikimo tikimybė žymiai padidėja.

Santrauka

Sužinojome, kas yra daugiafunkcinis darbas. Sužinojome, kaip dirbti šiuo režimu, kokie yra privalumai ir trūkumai tuo pačiu metu atliekant kelis dalykus. Daugiafunkcinis darbas gali būti naudojamas smegenų plastiškumui lavinti, tačiau darbo aplinkoje naudingiau lavinti įgūdžius, kaip daryti nuosekliai. Kuo tyliau eini, tuo toliau gausi!

Įdarbinant kartais sunku numatyti, ką žmogus veiks ateityje, nes pokyčiai gali įvykti žaibišku greičiu: naujos krypties atidarymas, papildomos užduoties atsiradimas, poreikis apdrausti kolegą ir daug daugiau .

Todėl šiuolaikiniai lyderiai pabrėžia daugybę savybių, kurios padeda darbuotojams orientuotis situacijoje, būti lanksčiai atliekant užduotis, susidoroti su pokyčiais ir laiku pateisinti lūkesčius.

Straipsnyje aprašomi įgūdžiai, kurie padeda sėkmingai dirbti bet kurioje pozicijoje, kartu prisideda prie darbdavio įmonės plėtros ir jūsų karjeros laiptų.

Analizuojant šias savybes, galima pasiimti universalų „kareivį“, kuris orientuosis naujoje vietoje ir įeis į darbo ritmą, atnešdamas naudos anksčiau, nei iš jo tikėtasi.

1. daugiafunkcinis darbas

Gebėjimas spręsti kelias užduotis vienu metu, neprarandant kokybės, yra vertingas būsimam darbuotojui. Kartu su pagrindiniu funkcionalumu jis galės vykdyti daugybę projektų ir, kas įdomiausia, jis jam patiks. Šio įgūdžio dėka kolega galės palaikyti, pasirinkti ar padėti vykdyti beveik bet kokį projektą.

Kokie yra klausimai, kaip apibrėžti daugiafunkcinį darbą interviu:

- Ar kada nors teko atlikti daug užduočių?
- Papasakok, kaip tai atrodė?

Žmogiškųjų išteklių užduotis stebės, kaip ši daugiafunkcinė užduotis yra tikėtasi.

Pateikite bylą: „Įsivaizduokite, kad jūsų vadovas patikėjo jums svarbią užduotį, kurią reikia atlikti iki tam tikro termino. Po dienos jis išleidžia dar vieną ne mažiau svarbią užduotį ir tas pačias sąlygas. Klausimas: kaip jausitės, kokie pojūčiai? Ką tu darysi? "

Pašnekovo užduotis yra įvertinti, kaip darbuotojas elgsis (lygiagrečiai ir nuosekliai), suprasti tikrąjį požiūrį (patiriant negatyvumą, dirginimą, norą prieštarauti ar visiškai ramiai ir laimingai pasiruošusį paįvairinti dieną).

2. Gebėjimas klausytis ir girdėti

Vadovai pažymi, kad jie sistemingai susiduria su skirtingo darbuotojų užduočių aiškinimo ir supratimo problemomis. Suprasta užduotis sugeba radikaliai skirtis nuo nustatytos.

Todėl išskiriami įgūdžiai ne tik išklausyti, bet ir išgirsti kalbėtoją, interpretuoti ir padaryti teisingas išvadas, išryškinant tikrąją esmę.

Šis įgūdis sutaupys mažiausiai pusę laiko, skirto bandymams apgalvoti užduotį ir padaryti visai ką kita, nei norėjo vadovas.

Kaip nustatyti galimybę išgirsti pašnekovą
- Interviu metu iškelkite didelę problemą. Prieš išleisdami nurodykite, kad įmonė vertina gebėjimą teisingai suprasti vienas kitą. Paaiškinkite, kad užduotis bus paskelbta dabar, būtina ją priimti kokybiškai, tada paaiškinkite, kaip jis suprato ir ką darys.

Yra nedidelis „BET“. Čia testo užduotis turėtų būti suprantama bet kuriam asmeniui, nesusijusi su įmonės specifika, reikalaujančia ekspertizės.

Verbuotojo tikslas yra sekti, kaip bus priimta užduotis (naudojant užrašus ar ne, su skendimo klausimais, patvirtinant teisingą supratimą) ir kaip ji bus išsakyta (ar teisingai įvertinta ir užfiksuota esmė, ar svarbios detalės ir laikas).

3. Gebėjimas priimti sprendimus

Šį įgūdį turi žmonės, kuriems nereikia nuolat stebėti, kurie sugeba veikti savarankiškai, kai turi pakankamai kompetencijų. Jiems nereikės papildomai įvertinti sprendimo teisingumo. Šis įgūdis formuojamas iš sugebėjimo racionaliai įvertinti situaciją, emocinės pusiausvyros, ryžto ir gebėjimo prisiimti atsakomybę.

Kaip nustatyti galimybę priimti sprendimą
- Pasinerkite į situaciją nustatydami prielaidas: „Jūs žinote tam tikrą dokumentą ir patariate kolegoms dėl jo naudojimo. Staiga kyla verslo partnerio klausimas, su tokiu klausimu dar nebuvo tekę susidurti, bet jis yra patikimo dokumento rėmuose. Užduotis - kompetentingai ir greitai patarti kolegai. Kaip elgsitės toliau? "

Tikslas yra suprasti elgesio formatą, sugebėjimą pasikliauti savimi. Pašnekovas gali atsakyti į pareiškėjo paaiškinančius klausimus užduoties metu.

4. Nuoširdumas

Sąžiningus žmones lengva valdyti, galite jais pasitikėti, jais pasikliauti. Tai svari atrankos kokybė, kuri gali užpildyti kitas pretendento įgūdžių spragas. Kodėl svarbu mokėti pasakyti tiesą:

- nesėkmės neliks paskutinės minutės, vadovas bus įspėtas;
- nepasitenkinimas bus žinomas iš karto, netapus apkalbomis.

Kaip apibrėžti sąžiningumą
Parašykite mini viktoriną, pažymėtą atsakymų galimybėmis, tarsi tai būtų kitų pareiškėjų užuomina. Tikslas yra išsiaiškinti, ar testo dalyvis tai pripažįsta ir prašo kitos formos.

5. Savęs organizavimas

Gebėjimas savarankiškai kontroliuoti save, drausminti save, rasti viską, kas būtina norint išspręsti patikėtą užduotį ir suvaldyti situaciją, rodant iniciatyvą - tai ne tik vadovo, bet ir darbuotojo, kuris gali aktyviai dirbti nesėdėdamas ant kėdės, įgūdžiai.

Kaip patikrinti savitvarką
Savęs organizavimas matomas iš asmens elgesio pokalbio metu. Ar jis atvyko laiku, jei paprašo rašiklio ir popieriaus lapo (jei yra užduotis ką nors užpildyti, o tam nėra numatytos visos sąlygos - taip galima imituoti aplinkybes, kad būtų galima patikrinti šią kokybę).

Vertintojo užduotis yra sekti elgesį ir reakcijas. Jei kandidatas laukia pagalbos pasiūlymo, greičiausiai savęs organizavimas pradiniame lygmenyje. Žinoma, toks testas neparodys viso vaizdo, tačiau jis suteiks idėją kaip pirmąjį apytikslį.

6. Entuziazmas

Gebėjimas pozityviai mąstyti suformuoja teisingus tikslus darbuotojų galvose, padeda rasti sprendimą ir neatsitraukia. Mokslininkai įrodė, kad „teigiami“ darbuotojai greitai randa kontaktą su komanda, geriau dirba su žmonėmis ir lengviau pasiekia rezultatų.

Kaip patikrinti entuziazmą
Teigiamas ar neigiamas požiūris matomas nuo pirmųjų kandidato žodžių. Kai jis kalba apie tai, kaip pateko į biurą, apie ankstesnę darbo vietą.
Tai nereiškia, kad šie įgūdžiai akimirksniu sukurs puikų organizacijos vadovą, jie priartins įmonę prie efektyvių ir lojalių darbuotojų, prie pelningos laiko investavimo į jų mokymą ir aukštos kokybės grąžinimo laiku. Galite nustatyti įgūdžių buvimą Skirtingi keliai:
- naudodamiesi pateiktais pavyzdžiais arba pagal juos kurdami savo raidą.
- vertinant kiekvieną įgūdį atskirai arba sukuriant universalų testų porą, parodančią visus sėkmės veiksnius.

Be abejo, analizuojant šiuos įgūdžius, rizika, kad bus pasirinktas neteisingai, išlieka, tačiau jei darbuotojas net nesugeba duoti viso ko geriausio, parodydamas visas efektyvaus vadovo savybes, tada greičiausiai stebuklas neįvyks darbo metu.

Šiandienos viršininkai tikisi, kad jų pavaldiniai atliks daug užduočių. Tai patvirtina ir darbo paieškos svetainių statistika. Nuo 2016 m. Pradžios „HeadHunter.ru“ paskelbta daugiau nei 40 tūkstančių laisvų darbo vietų, kurioms reikalingas darbuotojas, galintis atlikti „daug užduočių“. Bendras laisvų darbo vietų, reikalaujančių „skaitytojo, javapjovės ir žaidėjo ant pypkės“, skaičius yra daugiau nei 311 tūkst. Dažniausiai tokių specialistų ieškoma tokiose srityse kaip „pardavimas“ (11 tūkst. Laisvų darbo vietų), „administracinis personalas“ (7,2 tūkst. Laisvų darbo vietų) ir „rinkodara“ (5,8 tūkst. Laisvų darbo vietų).

Kokybė kenčia

Aš labai dažnai sulaukiu verslo savininkų prašymų surasti darbuotoją, kuris galėtų išspręsti visas problemas vienu metu, turėtų „antžmogio kompleksą“. Labai dažnai vadovai nesusimąsto apie tai, kad kai toks kovotojas vienu metu atlieka kelias funkcijas, užduoties atlikimo kokybė suprastėja. Ir sunku įsivaizduoti, kad yra žmonių, turinčių kompetencijų visose srityse “, - sako Svetlana Petrovicheva, XXI amžiaus žmogiškųjų išteklių centro vadovaujančioji partnerė.

Kad ir koks geras specialistas būtų, negali būti dešimties stiprių pusių, daugiausia dviejų ar trijų, patvirtina „AG Gustav Kaeser Training International Rus“ (pardavimų ir personalo valdymo mokymai) atstovas Aleksejus Frolovas.

Daugiafunkcinio darbo paradoksas yra tas, kad specialistas stengsis gerai atlikti tai, ką daro blogiau. O tai, kuo jis iš tikrųjų yra profesionalas, bus padaryta blogiau, nei galėjo būti, - teigia jis. - Dažnai galite rasti laisvų vietų, pavyzdžiui, PR srityje, kur, be tekstų rašymo ir bendravimo su žiniasklaida įgūdžių, specialistas turėtų turėti maketuotojo, interneto analitiko, reklamuotojo žinių ir rinkodaros specialistas.

"Norint sutaupyti pinigų, vadovams reikia atlikti daug užduočių iš savo pavaldinių. Tačiau tai gali turėti teigiamą poveikį tik trumpuoju laikotarpiu, tačiau ilgainiui tai yra nuostolis."

Kai integruotos komunikacijos agentūroje „Comunica“ buvo sukurtas tekstų rašymo skyrius, teksto prašymų buvo daug daugiau, nei darbuotojai galėjo parašyti (tuo metu buvo svarbu „pastumti“), - prisimena skyriaus direktorė Daria Angelo.

Pamažu skyrius augo, bet mes toliau dirbome tuo pačiu pašėlusiu ritmu, kol pastebėjau, kad tekstų kokybė pradėjo blogėti. Norint sukurti puikų turinį, reikia ne tik įgūdžių, bet ir laiko. Jei rašytojas yra spaudžiamas ir nuolat atitraukiamas nuo dabartinės užduoties, yra didelė klaidos tikimybė. Todėl dabar mano darbuotojai gali dirbti namuose, iš parko ir iš bet kurios vietos, kur jiems patogu tai daryti. Jie turi laiko kelionėms, stebėjimams. Svarbiausia, kad atlikto darbo kokybė būtų geriausia - tai mūsų reputacija.

Daugiafunkcinė užduotis skirta pradedantiesiems

Pasak XXI amžiaus žmogiškųjų išteklių centro analitikų, startuolių vadovai greičiausiai perkrauna kitus savo darbuotojus, nes jiems dažnai reikia universalių žmonių, galinčių vienu metu naršyti daugelyje sričių. Igoris Polonsky, renginių agentūros „Director's Version“ įkūrėjas ir vadovas, įsitikinęs, kad daugiafunkciai darbuotojai yra aktualūs tik verslo formavimo etape, tačiau vėliau įmonė gali nustoti vystytis. Verslininkas tuo įsitikino iš savo patirties:

Iš pradžių atrodė efektyviausia samdyti darbuotojus, kurie daro šiek tiek visko, kad prastovos metu galėtų ieškoti klientų, o projekto atveju sutelkti dėmesį į darbą su juo “, - aiškina jis. - Tačiau laikui bėgant mes atsisakėme daugelio užduočių vykdymo siauros darbuotojų specializacijos link. Paaiškėjo, kad griežtai apibrėžtas pareigas turintis asmuo gali tvarkyti daug daugiau projektų.

Pasak Polonskio, daugiafunkcinio darbo atmetimo rezultatai tapo stulbinantys: jei pirmaisiais metais buvo įgyvendinta apie 10–12 projektų, tai paskutinis „Direktoriaus pjūvis“ užbaigė daugiau nei 40 renginių. Plėtojantis įmonei, kai kurios siauros specializacijos buvo dar labiau susiaurintos, o daugybė funkcijų buvo padalintos į pogrupius. Bendrovė teigia, kad su kiekviena nauja laisva vieta numatomas darbuotojo funkcionalumas siaurėja, o reikalavimų sąrašas trumpėja.

"Jei sukursite sistemą, kurioje už kiekvieną funkciją yra atsakingas atskiras asmuo, daugiafunkciniam darbuotojui nėra vietos. Kurį laiką jis vis tiek gali dirbti, bet galų gale jis pralaimės labai specializuotiems kolegoms, kurie susidoroja su kiekvienu atskiru efektyviau ir greičiau. “

Teisingas sprendimas

„Gravion“ grupėje, kuri specializuojasi įgyvendinant investicinius projektus statybų sektoriuje, tikslingai mąstykite ir spręskite, kaip sumažinti užduočių skaičių ir tolygiai paskirstyti jas komandos nariams, kurie susitelkia ties vienu projektu, kad būtų kuo greičiau įvykdytas. Vadovybės vertinimais, aiškus darbo pasidalijimas leido 30% padidinti verslo našumą.

Tiems, kurie dirba Maskvoje, daug užduočių ir atsparumas stresui yra gana suprantami reikalavimai. Kažkada mes taip pat norėjome taip gyventi, bet galų gale atsisakėme šio modelio: darbas pasirodė neveiksmingas, o rezultatas buvo vidutiniškas “, - komentuoja grupės vadovaujantis partneris Jurijus Nemanežinas. - Vadinamasis judrus metodas leidžia, visų pirma, sumažinti klaidų skaičių (ir, jei jų atsiranda, greitai reaguoti) ir optimaliai padidinti darbo efektyvumą; antra, visiems darbuotojams sumažėja streso lygis, nes užduotys, terminai ir įgyvendinimo mechanizmai yra aiškūs. Jūs tiesiog turite gerai atlikti savo darbą.

Neabejotinas ne daugiafunkcinio darbo pranašumas yra neskausmingas bet kurio darbuotojo pasikeitimas. Bendrovė nėra pažeidžiama, nes labai lengva rasti pakaitalą vienai iš funkcijų “, - sako Svetlana Petrovicheva iš XXI amžiaus centro.

"Mes stebime aiškų" McDonald's "funkcijų pasiskirstymą. Kiekvienas darbuotojas dirba savo darbą ir, jei jis dalyvauja kasoje, jis nebėgs plauti grindų, pastebėdamas, kad svečias išpylė" Coca-Cola "."

Bet kurios komandos valdymas yra supaprastintas, sako ekspertas, tačiau perspėja, kad įmonės perėjimas nuo daugelio užduočių atlikimo prie decentralizuotų funkcijų ne visada yra lengvas. Kartais įmonei reikia sulaužyti senąjį modelį, kad ji galėtų sukurti naują modelį, tačiau, nepaisant milžiniškų pastangų, ji to verta.

Pereinant nuo daugelio užduočių prie siaurų specializacijų, buvome priversti visiškai pakeisti personalo sudėtį. Tie, kurie viską darė anksčiau, buvo nepatenkinti tuo, kad buvo sulaikytos kai kurios jų funkcijos. Jie suvokė, kad kažkas kitas dirba savo darbą ir vietoj jų gauna apdovanojimą, - sako Igoris Polonsky.

Beje, kalbinti verslininkai nemėgsta daugelio užduočių, nes sunku įvertinti šiuo režimu dirbančių darbuotojų efektyvumą, todėl darbo kolektyve nėra lengva sukurti motyvacijos sistemą:

Kai kiekvienas įmonės darbuotojas viską daro vienu metu, sunku nuspręsti, kas daugiau ir geriau, - aiškina „Director's Cut“ agentūros įkūrėjas. - Tačiau labai specializuotiems darbuotojams daug lengviau nustatyti KPI pagal jų atitiktį konkrečios funkcijos reikalavimams. Tai supaprastina premijų teikimo procedūrą ir skatinimo sistemą daro skaidresnę. Pavyzdžiui, premijos mūsų darbuotojams nebepriklauso tik nuo įmonės apyvartos, kaip buvo anksčiau.

Prekybos ir statybų firmos „Gelster“ vadovai Oksana ir Michailas Smushchenko sutinka su šiuo teiginiu. Anot jų, jei įmonėje dirba keli „supermenai“, atliekantys panašias funkcijas, neįmanoma niekieno paprašyti rezultato. Praktikuodami aiškų darbo pasidalijimą savo įmonėje, per pastaruosius dvejus metus jie sugebėjo padidinti teigiamų atsiliepimų apie vadovų darbą skaičių 80 proc. Ir sumažinti atliekų kiekį iki nulio.

Mieli viršininkai, ar jums tikrai reikia daugiau argumentų?

Net vaikystėje mums sakoma, kad norėdami viską padaryti laiku, turime laiku pradėti užduotis. Tačiau problema yra ta, kad mes paprasčiausiai juos pamirštame arba nustumiame į šalį dėl mūsų nuomone svarbesnių dalykų.

Atsakingo darbuotojo darbo dieną dažniausiai sudaro:

• Įvykiai užkoduoti kalendoriuje

Tokie renginiai turi tikslų pradžios ir pabaigos laiką, pavyzdžiui, susitikimai, derybos, pristatymai, mokymas, interviu ir kt.

• Įprasta

Tai kasdienės užduotys, kurias galima atlikti vienu metu ir lygiagrečiai. Jų skaičius nėra pastovus, o tikslus darbų pradžios ir pabaigos laikas nežinomas. Tai gali būti: sprendimų dėl kasdienių užduočių priėmimas, pavaldinių konsultavimas skubiais klausimais, kasdienių ataskaitų rengimas, pašto analizavimas ir kt.

Darbo procese atsakingas darbuotojas, susidūręs su poreikiu organizuoti savo ir pavaldinių darbo laiką, dažniausiai naudojasi kalendoriais ir sistemomis, susijusiomis su užduočių nustatymu. Tačiau praktiškai šios priemonės ne visada gali duoti norimą rezultatą.

Taigi, kalendoriai padeda atsižvelgti tik į tų įvykių laiką, kai darbuotojo užimtumas yra 100%. Tačiau toks įrankis neveikia atliekant kasdienes rutinines užduotis, kai darbui nereikia visiško darbuotojo užimtumo arba kai laikas skiriamas mažomis dalimis kelioms užduotims atlikti vienu metu.

Klasikinės automatikos sistemos, vadinamos „užduočių sekėjais“, leidžia sekti tikslines užduočių atlikimo datas. Bet darbuotojui vis tiek reikia nepamiršti, kada jis turėtų pradėti atlikti tam tikrą užduotį. Jei darbuotojas dirba sunkaus daugiafunkcio darbo režimu, užduotis gali būti neprasidėjusi, net jei praėjo numatoma pradžios data. Atsiranda vadinamasis studento sindromas ir padidėja rizika, kad nepavyks laiku atlikti užduočių.

Paprastai naudojant šį darbo režimą yra dvi pagrindinės problemos, kurioms prieš tai negali padėti pirmiau minėti įrankiai:

• sunku nustatyti užduoties svarbą jos gavimo metu ir jos prioritetą kitų užduočių atžvilgiu;
• klaida nustatant darbuotojo realaus darbo krūvio procentą priimant sprendimą atlikti užduotį.

Ieškodama optimalaus sprendimo, įmonė „Pirmoji forma“ sukūrė naują automatizuotos sistemos mechanizmą, kuris leidžia išvengti studentų sindromo, apeiti negalėjimą dirbti nestruktūruotu laiku ir objektyviai įvertinti realų darbuotojų užimtumą.

Jos darbas pagrįstas dviejų metodų deriniu: apimties kalendorius ir dienos planavimas.

1. Tūrinis kalendoriaus metodas

IN šis metodas viena reikšmė nurodo darbo valandų (dienų, minučių), kurias reikėtų skirti darbui atlikti, trukmę, tai yra, nurodytas darbo valandas galima praleisti bet kuriuo metu, laikotarpiu nuo darbo pradžios. iki jo pabaigos.

2. Dienos planas

Metodas leidžia nurodyti konkrečią dieną (datą), per kurią bus praleistos darbo valandos. Tuo pačiu metu vienai užduočiai galima priskirti kelias skirtingų datų reikšmes. Metodas leidžia įvesti tiek planuojamas, tiek faktines darbo sąnaudas.

Abu metodai gali būti naudojami vienu metu.

Darbo sąnaudų vertinimas pagal apimties kalendoriaus metodą gali būti atliekamas dviem būdais:

• vartotojas gali gauti vertinimą iš išorės; pavyzdžiui, vadovas paskiria bendrą valandų skaičių užduočiai atlikti;
• pats vartotojas įrašo planuojamas darbo sąnaudas bet kuriuo laiko vienetu; tuo pačiu metu yra galimybė priimti jūsų vadybininko ar specializuoto specialisto nurodytą laiką.

Po to „Pirmoji forma“ automatiškai paskirsto tūrio kalendoriaus plano dydį atskiroms dienoms laiko intervalu nuo pradžios iki planuojamos užduoties atlikimo dienos. Taigi gaunamos dienos plano vertės: suplanuotų darbo valandų skaičius kiekvienai dienai.

Integruotas algoritmas paskirsto valandas pagal „ankstyvo paleidimo“ taisyklę, kai maksimalus darbo laikas tenka darbo laikotarpio pradžiai. Tai leidžia jums nedelsiant atsikratyti studento sindromo ir sumažinti pavėluotų užduočių riziką.

Žinoma, automatika gali nežinoti kai kurių atlikto darbo detalių ir ypatybių. Todėl kūrėjai užuot tobulinę ir apsunkinę sistemą, suteikia vartotojui galimybę patikslinti sistemos siūlomą planą ir rankiniu būdu pridėti valandų paskirstymą pagal dieną:

Taigi pereinama nuo bendro užduoties valandų skaičiaus įvedimo į dienos paskirstymą.

Remiantis gautais duomenimis, sistema kuria darbo laiko apskaitos žiniaraštis darbuotojas. Šiame rodinyje galite pamatyti, kokias užduotis ir kokiu kiekiu atlikėjas turėtų atlikti kiekvieną dieną, kad visas reikalingų darbų laikas būtų atliktas laiku kiekvienai užduočiai atlikti.

Šioje sąsajoje vartotojas, stebėdamas visą numatomą savo darbo krūvį kiekvienai dienai, gali perkelti savo paties darbą, t. perkelti planuojamas darbo valandas iš vienos datos į kitą. Tai leidžia darbuotojui pasirūpinti pačiu patogiausiu, tolygiu krūviu, nepažeidžiant užduočių atlikimo terminų.

Jei dienos paskirstymas buvo atliekamas bet kokiu būdu (automatiškai arba rankiniu būdu, iš atskiros užduoties formos arba per darbo laiko apskaitos žiniaraštį), tada „Pirmojoje formoje“ darbotvarkę- Darbotvarkė.

Darbotvarkėje darbuotojui nurodoma, kokioms užduotims atlikti ir kiek jis turėtų skirti savo darbo laiką. Tai apima statines užduotis iš darbo kalendoriaus ir užduotis, kurioms laikas buvo paskirtas naudojant dienos planavimo metodą.

IR Darbotvarkė, ir Darbo laikas nepateikite aiškaus užduočių pradžios ir pabaigos laiko paskirstymo per darbo dieną. Tačiau, kita vertus, jie leidžia darbuotojui pamatyti kiekvienos užduoties dienos darbo planą ir efektyviai planuoti savo dieną ir savaitę. Kiekvieną dieną „Agenda“ besinaudojantis darbuotojas atleidžiamas nuo rizikos neužbaigti užduoties laiku - jam tereikia skirti laiko sistemos rekomenduojamam darbui.

Kitas svarbus „Pirmosios formos“ bruožas yra kasdienio darbo sąnaudų panaudojimas rengiant ataskaitas apie planuojamą atlikėjų darbo krūvį. Esminis skirtumas yra tas, kad šiose ataskaitose atsižvelgiama į individualias kiekvienos užduoties atlikimo ypatybes ir į tai, kaip tiksliai darbuotojas paskirstė savo darbo laiką per visą jo trukmę.

Vadovas, analizuojantis skyriaus darbo planą, gali būti tikras: jei darbuotojo ataskaitos kortelėje yra laisvų valandų, tuomet jas galima panaudoti naujai gautai užduočiai atlikti, tuo tarpu visi kiti darbai nebus paveikti ir bus atlikti laiku. .

Papildoma informacija įmonės „Pervaya Forma“ tinklalapyje

Filialų medžiaga

ir beveik visi esame priversti atlikti daug užduočių. Mes nusprendėme išsiaiškinti, kaip nekonfliktuoti su savo smegenimis ir tuo pačiu viską valdyti. Pasirodo, tai nėra taip sunku.

Daugiafunkcinis darbas nėra pasirinkimas

Taip, gali atrodyti, kad tuo pačiu metu darote daugybę dalykų: atsiliepiate į skambutį, tuo pačiu metu išrašote sąskaitas faktūras klientui, rašote kam nors kitam žiniatinklyje ... Bet iš tikrųjų neatliekate daug užduočių vienu metu, greitai jas perjungiate... Užuot baigę vieną dalyką ir pradėję kitą, jūs šokinėjate tarp procesų, eikvodami savo energiją: sugaišite laiką vėl ir vėl bandydami sutelkti dėmesį į nebaigtą užduotį, turite nervinę įtampą ir net .... IQ krinta!

Todėl, užuot suteikę jums galimybę atlikti daug užduočių, siūlome paversti daugiafunkcinį darbą patogia ir paprasta darbo eiga. Nebereikia streso: dirbsite atsipalaidavusiu režimu ir turėsite daugiau laiko. Knygose radome keletą vertingų patarimų. Dave'o Crenshawo „Daugiafunkcinio darbo mitas“ ir Devorah Zacko „Vienkartinis darbas“.

Kūrybinės blaškymosi problemos sprendimo būdai

Kartais reikia būti protingam ir kūrybingam, kad sutaupytumėte perėjimo prie šalutinių užduočių. Štai keletas patarimų, kurie jums padės. Atkreipkite dėmesį: tai nėra daugiafunkciniai įgūdžiai, bet, priešingai, būdai, kaip jo atsikratyti:

● Ant savo biuro durų uždėkite ženklą „Aš užsiėmęs“.
● Įdiekite programas, kurios blokuoja socialiniai tinklaiį
tam tikros valandos.
● Taikykite laiko valdymo metodus, pvz., „Pomodoro“.
● Neatidėliokite dalykų, kurie trunka ne ilgiau kaip 5 minutes.
● Išjunkite „Wi-Fi“ ir mobiliojo telefono duomenų perdavimą.

Tiesiog išjunkite telefoną

Automatizuokite užduotis

Kai kurias užduotis galima ir reikia perduoti specialiosioms tarnyboms. Pavyzdžiui, jei jūs sudarote sutartis kasdien, tuomet verta pagalvoti, kaip optimizuoti šį procesą. Pavyzdžiui, CRM sistemos automatiškai, pakeisdamos klientų duomenis.

Tai tik maža dalis to, ką sugeba CRM sistemos. Ir kas dar?

Dirbo - pasveiko

Gebėjimas atlikti daug užduočių priklauso ir nuo to, ar mokate atsipalaiduoti. Darykite reguliarias pertraukėles. Negalima dirbti vienu maistu - laikas nuo laiko tiesiog reikia pailsėti ir negalvoti apie darbą. Žurnalas „Time“, remdamasis moksliniais tyrimais, pataria 52 minutes padirbėti nesiblaškant, o po to pailsėti 17 minučių. Žinoma, nereikia bandyti visko daryti minutė po minutės - tereikia prisiminti santykį „beveik valanda - ketvirtis valandos“.

Laikas mėgsta apskaitą

Norėdami efektyviai valdyti laiką, turite suprasti, kam jį išleidžiate. Ekspertai pataria užrašyti visas užduotis, kurias atliekate per dieną, ir nurodyti, kiek laiko tai užtruko. Tam galite naudoti specialias kompiuterio programas ar mobilias programas.